Manual De Politicas Del Iutet 29 08 09
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domingo, 5 de julio de 2009
Procedimiento de las actividades realizadas en el Dpto. de Compras del IUTET. Flujograma
El Proceso de Compras del IUTET
PROCESO
1. El departamento solicitante, debe remitir la “requisición de compras” al “jefe de compras”, es necesario que adjunte especificaciones técnicas en caso de productos nuevos.
2. El “jefe de compras” recepta la “requisición de compras”, evalúa contenido del documento y si el caso amerita, verifica especificaciones técnicas.
3. El jefe de compras decide si es viable la aprobación de la requisición.
4. Si la requisición es aprobada por el jefe de compras, elabora el “formato de consulta de insumos al almacén”, y hace llegar el documento al almacén.
5. El supervisor de almacén que atiende pedido, verifica la existencia del pedido en relación a las cantidades actuales que se encuentran en almacén.
6. El supervisor del almacén elabora un “informe de saldos en almacén”; y hace llegar copia del documento al jefe de compras.
7. El jefe de compras determina si las existencias de almacén, cumplen con la “requisición de compras” enviada por el departamento solicitante, si este es el caso; termina procedimiento de compras.
8. Si las existencias de bodega no satisfacen la “requisición de compras”; el “jefe de compras” establece cantidades efectivamente necesarias (cantidad requerida – saldos en almacén.
9. El “jefe de compras” revisa historial de proveedores; determina si existen registros de proveedores para la “requisición de compra”; si encuentra registros, ir al paso 11 caso contrario al paso 10.
10. El “jefe de compras” solicita pro formas o cotizaciones a proveedores.
11. Los proveedores realizan y proporciona pro forma en el tiempo sugerido por el jefe de compras.
12. El jefe de compras realiza un análisis en base a las pro formas recibidas, determina mejor opción de compra en base a precios y tiempos de entrega; debe emitir un informe en un periodo máximo de dos días.
13. Si no existe una pro forma que llegue a satisfacer la requisición, se regresa al paso 10.
14. Si el costo del producto es mayor al parámetro establecido como “monto máximo de aprobación de compras”, se debe solicitar la aprobación al Gerente General.
15. Si el costo del producto es menor al parámetro establecido como “monto máximo de aprobación de compras”, se debe solicitar la aprobación al jefe administrativo.
16. Si el jefe administrativo determina que la compra requiere de la instauración de un contrato, ir al paso 17.
17. El Asesor Jurídico de la empresa, se encarga de la elaboración del contrato y de su debida legalización, también se encarga de establecer las garantías para el cumplimiento del mismo.
18. El jefe de compras, elabora la “orden de compra” y la remite al proveedor seleccionado.
19. El proveedor despacha la orden de compra.
20. El supervisor de almacén recibe y verifica que orden recibida cumpla con los requerimientos establecidos en la orden de compra correspondiente
21. Si el producto no cumple con las especificaciones de la “orden de compra” ir al paso 22 caso contrario ir al paso 23.
22. El supervisor de almacén realiza la devolución correspondiente elabora informe de “evaluación de proveedores”, e informa de la situación al jefe de compras para que establezca el tiempo para una nueva entrega o la suspensión de la orden de compra.
23. El supervisor del almacén elabora informe de “evaluación de proveedores” en base a la verificación de pedido y permite el ingreso del producto al almacén.
FLUJO DE PROCESO DE COMPRAS
Elementos Normalización del proceso
Relación con punto (Control de los registros)
A lo largo del proceso, se establece que la comunicación entre departamentos deja una constancia escrita de la actividad, lo cual proporciona evidencia de las operaciones realizadas.
Relación con punto (proceso de Compras) (información de las Compras
Antes de la adquisición de un producto, el departamento solicitante determina los requisitos de los productos a comprar; incluso se realizan especificaciones técnicas si el caso amerita; de esta forma la información que llega al proveedor tiene un mayor grado de exactitud y precisión.
Los proveedores, se seleccionan en base a su capacidad para proporcionar productos o servicios que alcance la mayor satisfacción con forme a los requisitos de la empresa.
Se establece un riguroso control administrativo.
Verificación de los productos comprados
El personal de bodega realiza una comprobación de patrones técnicos y funcionales y una verificación visual de aspecto del producto, con lo cual determina si es permitido o no el ingreso a bodega del producto comprado.
Análisis de datos
Existe un sub-proceso de “EVALUACIÓN DE PROVEEDORES”, el cual deriva en la depuración de proveedores que pueden ayudarnos a alcanzar los objetivos de calidad, fijados por la empresa.
Relación con punto (Control de los registros)
A lo largo del proceso, se establece que la comunicación entre departamentos deja una constancia escrita de la actividad, lo cual proporciona evidencia de las operaciones realizadas.
Relación con punto (proceso de Compras) (información de las Compras
Antes de la adquisición de un producto, el departamento solicitante determina los requisitos de los productos a comprar; incluso se realizan especificaciones técnicas si el caso amerita; de esta forma la información que llega al proveedor tiene un mayor grado de exactitud y precisión.
Los proveedores, se seleccionan en base a su capacidad para proporcionar productos o servicios que alcance la mayor satisfacción con forme a los requisitos de la empresa.
Se establece un riguroso control administrativo.
Verificación de los productos comprados
El personal de bodega realiza una comprobación de patrones técnicos y funcionales y una verificación visual de aspecto del producto, con lo cual determina si es permitido o no el ingreso a bodega del producto comprado.
Análisis de datos
Existe un sub-proceso de “EVALUACIÓN DE PROVEEDORES”, el cual deriva en la depuración de proveedores que pueden ayudarnos a alcanzar los objetivos de calidad, fijados por la empresa.
Conclusiones
El proceso de compras dentro de una organización, afectan directamente sobre las actividades de la empresa, pero en diferente magnitud, dependiendo del giro que esta posea; por este motivo, la selección de un proveedor debe orientarse en función de la capacidad que tenga el proveedor para proporcionar productos que satisfagan los requisitos de la organización; es necesario que se establezcan sistemas de medición que ayuden en la gestión de seguimiento y evaluación de los proveedores.
Es importante contar con un asesor jurídico, que sirva como asesor legal a la empresa en la formulación de contratos y en el establecimiento de las garantías que estos ameriten, en ocasiones existen compras que incurren en costos muy elevados, y es necesario cuidar los intereses de la empresa, un profesional en esta rama, es una herramienta indispensable no solo en el marco de una función litigante, sino también y fundamentalmente de prevención.
La departamentalización dentro de una organización, sin duda ayuda en la fluidez y coordinación del proceso de compras; sectorizar actividades y decisiones entre los diferentes departamentos que intervienen en el proceso; ayuda a que la decisión de compra sea el conjunto de trabajos que realicen los recursos de varios departamentos.
El proceso de compras dentro de una organización, afectan directamente sobre las actividades de la empresa, pero en diferente magnitud, dependiendo del giro que esta posea; por este motivo, la selección de un proveedor debe orientarse en función de la capacidad que tenga el proveedor para proporcionar productos que satisfagan los requisitos de la organización; es necesario que se establezcan sistemas de medición que ayuden en la gestión de seguimiento y evaluación de los proveedores.
Es importante contar con un asesor jurídico, que sirva como asesor legal a la empresa en la formulación de contratos y en el establecimiento de las garantías que estos ameriten, en ocasiones existen compras que incurren en costos muy elevados, y es necesario cuidar los intereses de la empresa, un profesional en esta rama, es una herramienta indispensable no solo en el marco de una función litigante, sino también y fundamentalmente de prevención.
La departamentalización dentro de una organización, sin duda ayuda en la fluidez y coordinación del proceso de compras; sectorizar actividades y decisiones entre los diferentes departamentos que intervienen en el proceso; ayuda a que la decisión de compra sea el conjunto de trabajos que realicen los recursos de varios departamentos.
EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DEL IUTET
EL Departamento de compras del Iutet, es un ente administrativo dependiente del Departamento de Servicios Administrativos de la Institución. Su misión y Visión como unidad operativa está enmarcada dentro de los siguientes principios:
.•Realizar una Mejora continua en los procesos para incrementar la productividad en función del buen servicio de los usuarios.
•Hacer de la sección de compras una unidad de prestigio, sustentada en su competitividad, productividad, calidad y pertinencia a esta institución como formadora del Recurso Humano que es su Deber Ser .
En cuanto a su estructura organizativa interna, está presidida por la T.S.U. Yamira Márquez quien esta al frente del la unidad, asistida por Yajaira Olivar. Igualmente el personal que labora allí lo conforma el Lic. Edgar Barrios, Amalia Avendaño, Ismael Rodriguez, Jesús Quintero y Belkis Ramirez quienes desempeñan los cargos de control interno, analista de orden de servicio, analista de orden de compras, analista de cotizaciones y secretaria respectivamente.
.•Realizar una Mejora continua en los procesos para incrementar la productividad en función del buen servicio de los usuarios.
•Hacer de la sección de compras una unidad de prestigio, sustentada en su competitividad, productividad, calidad y pertinencia a esta institución como formadora del Recurso Humano que es su Deber Ser .
En cuanto a su estructura organizativa interna, está presidida por la T.S.U. Yamira Márquez quien esta al frente del la unidad, asistida por Yajaira Olivar. Igualmente el personal que labora allí lo conforma el Lic. Edgar Barrios, Amalia Avendaño, Ismael Rodriguez, Jesús Quintero y Belkis Ramirez quienes desempeñan los cargos de control interno, analista de orden de servicio, analista de orden de compras, analista de cotizaciones y secretaria respectivamente.
jueves, 2 de julio de 2009
IUTET:NUESTRO VALORES
La Vision, Mision y compromisos establecidos se fundamentan en los siguientes valores:
Calidad
Pertenencia
Sostenibilidad
Credibilidad
Transparencia en la Gestion
Disciplina
Calidad
Pertenencia
Sostenibilidad
Credibilidad
Transparencia en la Gestion
Disciplina
IUTET:MISION - VISION
Mision
Formar recurso humano altamente calificado que responda a las exigencias del entorno con habilidades, destrezas y la creatividad necesaria para innovar el trabajo productivo con actitud de permanente busqueda de conocimiento como parte de su formacion y la capacidad para organzar y administrar empresas que ayuden a impulsar el desarrollo y ofrezcan asistencia tecnica eficiente.
Vision
Hacer del IUTET una Institucion de prestigio como ente de Educacion Superior sustentada en la libertad academica y en la autonomia institucional y reconocida por su competitividad, productividad, calidad y pertenencia de la educacion que imparte, de la investigacion que lleva a efecto, del servicio y asistencia tecnica que aporta a las comunidades y la produccion de bienes y servicios como via parcial de financiamiento.
Formar recurso humano altamente calificado que responda a las exigencias del entorno con habilidades, destrezas y la creatividad necesaria para innovar el trabajo productivo con actitud de permanente busqueda de conocimiento como parte de su formacion y la capacidad para organzar y administrar empresas que ayuden a impulsar el desarrollo y ofrezcan asistencia tecnica eficiente.
Vision
Hacer del IUTET una Institucion de prestigio como ente de Educacion Superior sustentada en la libertad academica y en la autonomia institucional y reconocida por su competitividad, productividad, calidad y pertenencia de la educacion que imparte, de la investigacion que lleva a efecto, del servicio y asistencia tecnica que aporta a las comunidades y la produccion de bienes y servicios como via parcial de financiamiento.
HISTORIA
El IUTET inicia sus actividades docentes con Doscientos Trece alumnos el 05 de Mayo de 1980 con una Clase Magistral, en las carreras de Técnico Superior Universitario en “Mantenimiento” y en “Mantenimiento de Edificaciones”. En el año 1.979 el Dr. José David Silva, entonces Director del instituto, introduce la experiencia de los tecnológicos franceses. El 15 de Diciembre de 1.983 se crean las menciones de “Mantenimiento de Equipos Eléctricos”, “Mantenimiento de Equipos Mecánicos” y “Mantenimiento Mención Administración”; posteriormente por revisión curricular cambian la denominación de esta carrera por “Mantenimiento Mención Administración” y luego a “Sistemas Administrativos de Mantenimiento” y finalmente esta a “Mantenimiento Industrial”; también “Mantenimiento de Edificaciones” cambia su denominación a “Construcción Civil”. Luego se crea “Administración Mención Banca y Finanzas”, la cual también se encuentra en revisión actualmente.
En Abril de 1985, mediante Resolución N° 210, a la denominación del instituto se le agrega un nombre, quedando establecido a partir de la resolución Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo “Don Rómulo Betancourt”. Finalmente en el año 2.002, se cambia su denominación por la de “INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DEL ESTADO TRUJILLO”, mediante Decreto Presidencial N° 2.019 del 07 de Noviembre del 2.002.
En Abril de 1985, mediante Resolución N° 210, a la denominación del instituto se le agrega un nombre, quedando establecido a partir de la resolución Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo “Don Rómulo Betancourt”. Finalmente en el año 2.002, se cambia su denominación por la de “INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DEL ESTADO TRUJILLO”, mediante Decreto Presidencial N° 2.019 del 07 de Noviembre del 2.002.
¿ que es el IUTET ?
¿Que es el IUTET?
Es un Instituto Universitario De Tecnologia, es un preludio del nuevo siglo, representa la diversificacion de la Educacion Superior en el pais y en la region, a traves de sus once (11) carreras tecnologicas a nivel de pregrado y postgrado, mediante un desarrollo socio – cultural, economico y tecnológico logrando el impacto en el entorno local, regional el lo industrial y socio cultural. La institución esta preparada con nuevas competencias, conocimientos e ideales plasmados en su filosofía: Vision, Mision, Valores y Compromisos, en la actualizacion de los marcos conceptuales de las carreras, los planes de estudio, los perfiles profesionales y una nueva estructura organizativa.
La comunidad IUTEISTA consciente de la responsabilidad que tiene en cuanto a ser transformador y propulsor del progreso regional, insta a todos lo integrantes y asociados a la participacion activa y efectiva en todos los procesos de modernización para que comprometidos todos participen e el intercambio internacional y de la cooperacion, que sirvan como mecanismos decisivos en la formacion con equidad y excelencia en Educacion Superior...
Es un Instituto Universitario De Tecnologia, es un preludio del nuevo siglo, representa la diversificacion de la Educacion Superior en el pais y en la region, a traves de sus once (11) carreras tecnologicas a nivel de pregrado y postgrado, mediante un desarrollo socio – cultural, economico y tecnológico logrando el impacto en el entorno local, regional el lo industrial y socio cultural. La institución esta preparada con nuevas competencias, conocimientos e ideales plasmados en su filosofía: Vision, Mision, Valores y Compromisos, en la actualizacion de los marcos conceptuales de las carreras, los planes de estudio, los perfiles profesionales y una nueva estructura organizativa.
La comunidad IUTEISTA consciente de la responsabilidad que tiene en cuanto a ser transformador y propulsor del progreso regional, insta a todos lo integrantes y asociados a la participacion activa y efectiva en todos los procesos de modernización para que comprometidos todos participen e el intercambio internacional y de la cooperacion, que sirvan como mecanismos decisivos en la formacion con equidad y excelencia en Educacion Superior...
miércoles, 1 de julio de 2009
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