Procedimiento de las actividades realizadas en el Dpto. de Compras del IUTET. Flujograma

El Proceso de Compras del IUTET

PROCESO
1. El departamento solicitante, debe remitir la “requisición de compras” al “jefe de compras”, es necesario que adjunte especificaciones técnicas en caso de productos nuevos.
2. El “jefe de compras” recepta la “requisición de compras”, evalúa contenido del documento y si el caso amerita, verifica especificaciones técnicas.
3. El jefe de compras decide si es viable la aprobación de la requisición.
4. Si la requisición es aprobada por el jefe de compras, elabora el “formato de consulta de insumos al almacén”, y hace llegar el documento al almacén.
5. El supervisor de almacén que atiende pedido, verifica la existencia del pedido en relación a las cantidades actuales que se encuentran en almacén.
6. El supervisor del almacén elabora un “informe de saldos en almacén”; y hace llegar copia del documento al jefe de compras.
7. El jefe de compras determina si las existencias de almacén, cumplen con la “requisición de compras” enviada por el departamento solicitante, si este es el caso; termina procedimiento de compras.
8. Si las existencias de bodega no satisfacen la “requisición de compras”; el “jefe de compras” establece cantidades efectivamente necesarias (cantidad requerida – saldos en almacén.
9. El “jefe de compras” revisa historial de proveedores; determina si existen registros de proveedores para la “requisición de compra”; si encuentra registros, ir al paso 11 caso contrario al paso 10.
10. El “jefe de compras” solicita pro formas o cotizaciones a proveedores.
11. Los proveedores realizan y proporciona pro forma en el tiempo sugerido por el jefe de compras.
12. El jefe de compras realiza un análisis en base a las pro formas recibidas, determina mejor opción de compra en base a precios y tiempos de entrega; debe emitir un informe en un periodo máximo de dos días.
13. Si no existe una pro forma que llegue a satisfacer la requisición, se regresa al paso 10.
14. Si el costo del producto es mayor al parámetro establecido como “monto máximo de aprobación de compras”, se debe solicitar la aprobación al Gerente General.
15. Si el costo del producto es menor al parámetro establecido como “monto máximo de aprobación de compras”, se debe solicitar la aprobación al jefe administrativo.
16. Si el jefe administrativo determina que la compra requiere de la instauración de un contrato, ir al paso 17.
17. El Asesor Jurídico de la empresa, se encarga de la elaboración del contrato y de su debida legalización, también se encarga de establecer las garantías para el cumplimiento del mismo.
18. El jefe de compras, elabora la “orden de compra” y la remite al proveedor seleccionado.
19. El proveedor despacha la orden de compra.
20. El supervisor de almacén recibe y verifica que orden recibida cumpla con los requerimientos establecidos en la orden de compra correspondiente
21. Si el producto no cumple con las especificaciones de la “orden de compra” ir al paso 22 caso contrario ir al paso 23.
22. El supervisor de almacén realiza la devolución correspondiente elabora informe de “evaluación de proveedores”, e informa de la situación al jefe de compras para que establezca el tiempo para una nueva entrega o la suspensión de la orden de compra.
23. El supervisor del almacén elabora informe de “evaluación de proveedores” en base a la verificación de pedido y permite el ingreso del producto al almacén.

FLUJO DE PROCESO DE COMPRAS

Elementos Normalización del proceso


Relación con punto (Control de los registros)
A lo largo del proceso, se establece que la comunicación entre departamentos deja una constancia escrita de la actividad, lo cual proporciona evidencia de las operaciones realizadas.

Relación con punto (proceso de Compras) (información de las Compras

Antes de la adquisición de un producto, el departamento solicitante determina los requisitos de los productos a comprar; incluso se realizan especificaciones técnicas si el caso amerita; de esta forma la información que llega al proveedor tiene un mayor grado de exactitud y precisión.
Los proveedores, se seleccionan en base a su capacidad para proporcionar productos o servicios que alcance la mayor satisfacción con forme a los requisitos de la empresa.
Se establece un riguroso control administrativo.

Verificación de los productos comprados
El personal de bodega realiza una comprobación de patrones técnicos y funcionales y una verificación visual de aspecto del producto, con lo cual determina si es permitido o no el ingreso a bodega del producto comprado.

Análisis de datos

Existe un sub-proceso de “EVALUACIÓN DE PROVEEDORES”, el cual deriva en la depuración de proveedores que pueden ayudarnos a alcanzar los objetivos de calidad, fijados por la empresa.

Conclusiones

El proceso de compras dentro de una organización, afectan directamente sobre las actividades de la empresa, pero en diferente magnitud, dependiendo del giro que esta posea; por este motivo, la selección de un proveedor debe orientarse en función de la capacidad que tenga el proveedor para proporcionar productos que satisfagan los requisitos de la organización; es necesario que se establezcan sistemas de medición que ayuden en la gestión de seguimiento y evaluación de los proveedores.
Es importante contar con un asesor jurídico, que sirva como asesor legal a la empresa en la formulación de contratos y en el establecimiento de las garantías que estos ameriten, en ocasiones existen compras que incurren en costos muy elevados, y es necesario cuidar los intereses de la empresa, un profesional en esta rama, es una herramienta indispensable no solo en el marco de una función litigante, sino también y fundamentalmente de prevención.
La departamentalización dentro de una organización, sin duda ayuda en la fluidez y coordinación del proceso de compras; sectorizar actividades y decisiones entre los diferentes departamentos que intervienen en el proceso; ayuda a que la decisión de compra sea el conjunto de trabajos que realicen los recursos de varios departamentos.